Leny Bernard, 04/11/2019

Les procédures : Zoom sur Process Street - structuration et formalisation

3 minutes de lecture

Dernièrement, l’équipe s’est rendu compte qu’une des problématiques de notre organisation se situait au niveau du manque de cadre quant à nos processus. Du recrutement d’un nouveau collègue au déroulé d’un sprint Agile en passant par la facturation en fin de mois des contrats de maintenance, ces processus sont récurrents et manquaient pourtant soit d’une documentation, soit n’était simplement pas bien établis. Parfois même, ils étaient détenus par une seule personne ou alors décrits sommairement dans un wiki poussiéreux, perdu avec les autres.

Aussi revenait fréquemment le sentiment désagréable de flottement, celui de ne pas être satisfait de l’exécution de ces tâches, parfois répétitives, parfois gourmande en temps, en énergie, en charge mentale aussi et jouant sur notre motivation.

Alors j'ai cherché sur Product Hunt des plateformes web permettant de formaliser des processus, gérer justement des procédures, concevoir des workflows etc et après un petit moment, Process Street m’est apparu comme une évidence !

Le principe

On crée des Templates / Modèles qui sont en fait un savant mélange entre :

  • Notice didactique pour expliquer les étapes du processus (pourquoi on fait telle action, puis ensuite telle autre action etc)
  • Procédure guidante (avec des éléments de formulaires pour cocher des choses à faire ou bien des champs pour enregistrer d’éventuelles informations concernant l’étape du processus, vous comprendrez plus bas l’intérêt éventuel)

Ensuite, le moment venu, on lance une Checklist / Procédure depuis ce modèle / template.

Exemple : process de recrutement

Pour tester Process Street, j’ai pris comme exemple une procédure assez bien huilée chez nous qui est le recrutement.

Voici concrètement à quoi ressemble mon modèle : Création d'un modèle Process Street

Sur la gauche, on retrouve la structure, les grandes étapes du recrutement... du dépôt de candidature jusqu’à son premier jour chez nous:

  1. Contexte
  2. Analyser le cv et la lettre de motivation
  3. Planifier une rencontre avec le candidat
  4. Envoyer un email de refus de candidature
  5. Entretien
  6. Réferences
  7. Faire une offre au candidat
  8. Promesse d'embauche
  9. Demande d'informations
  10. Contractualisation
  11. Déclarations
  12. Matériel et accès
  13. Préparer l'accueil
  14. Ressources

Une fois le modèle fini, j’ai lancé la procédure (Bouton Run checklist) pour traiter le recrutement de Johan :

Apercu checklist Johan

C’est presque la même vue que le modèle mais c’est une procédure de recrutement spécifique, celle de Johan, notre nouveau collègue qui nous a désormais rejoint.

L'utilisation des variables

Au-delà de nous aider dans la structuration de nos procédures, la puissance de Process Street réside aussi dans sa capacité à nous permettre d'utiliser les valeurs saisies à chaque étape déjà effectuée.

Rendre la procédure plus cohérente et plus efficace

Restons dans notre exemple de procédure de recrutement. Dans le cas où le ou la candidate est un·e designer·euse, alors ça m'intéresse que l'étape me guidant dans la conduite d'un entretien soit pertinent avec le type de compétences recherché et rien n'est plus déroutant que de voir des questions inadaptées à ce stade de la procédure.

Process Street intègre la notion de Conditional logic, qui sert justement à faire évoluer la procédure selon certaines conditions.

Paramétrage de la logique conditionnelle

Par exemple, ici, il s'agit d'une condition n'affichant les questions relatives aux questions de Design uniquement lorsque le champ domaine est bien Design.

Apercu champ domaine procédure.

Génération de textes utiles

Qu'ils soient des textes didactiques, aux apparences un peu magiques qui permettent d'être plus efficaces car bien personnalisés :

Template Checklist

Process Street offre aussi la possibilité d'envoyer des emails directement depuis son interface. Le fait d'y utiliser des variables est aussi grandement utile et permet de gagner un temps très important. Seul bémol ici, il est impossible d'y inclure une pièce jointe ce qui serait parfois fort utile.

Voilà donc un petit apercu du potentiel que nous offre vend Process Street et d'avoir un système pour structurer les procédures au sein d'une organisation. Testez-le gratuitement et utilisez-le s'il vous convient. J'ai l'impression qu'une seule license est suffisante pour commencer dans une petite structure comme la notre.

Si vous avez connaissance de l'existence d'une solution alternative et open source, ça nous intéresse beaucoup alors n'hésitez pas !

Bientôt, un nouvel article pour présenter comment on peut encore plus exploiter nos procédures Process Street en automatisant tout un tas de choses, de la boite mail, au compte JIRA en passant par les accès aux channels Slack et l'abonnement Mailchimp !

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