Hugo Binétruy, 22/10/2018

L’agence en pilote automatique

8 minutes de lecture

Dans mon travail, j’essaie de suivre un principe tout bête : utiliser son énergie pour les choses qui la méritent.

Qu’est-ce que ça veut dire ? Par exemple que je ne passe pas mon temps à trier mes mails dans des dizaines de dossiers, parce que ça prend du temps et que ça ne m’aide pas à les retrouver plus vite.

Généralisons ça : quand on fait souvent quelque chose, se demander si ça mérite vraiment le temps, la concentration et l’énergie qu’on y accorde. D’où ma petite maxime. CQFD. Bim.

Que faire si l’on se prend à faire consciencieusement une chose qui ne le mérite pas ? Plusieurs solutions selon les cas :

  1. Arrêter de faire le truc en question, parce que ça n’apporte rien (voir mon exemple du tri des mails).
  2. Déléguer le machin, parce que l’on n’est pas la bonne personne pour le faire (mauvais domaine de compétence, sous- ou sur-qualifié pour une tâche, etc.).
  3. Trouver un moyen de faire la même chose sans se fatiguer autant. Eh oui, il faut savoir se montrer paresseux.se.

C’est de ce dernier point dont je vais parler, parce que la gestion de certains aspects administratifs d’une agence jouent sur la gestion de projet. Et c’est souvent un aspect délaissé et très optimisable.

Commençons par la base : moi, chef de projet, j’ai besoin de surveiller trois paramètres des projets : la qualité, le coût et les délais. Je pense que le suivi de la qualité mérite qu’on y dépense de l’énergie, parce que c’est la clé de la satisfaction client, de la réussite d’un projet auprès des utilisateurs finaux, de la satisfaction de l’équipe projet, de la renommée de l’agence, etc. Bref, c’est la chose sur laquelle je ne fais pas de compromis. Par contre, suivre le budget et le planning, c’est aussi intéressant que de regarder de la peinture sécher. Pour autant, ça occasionne beaucoup de problèmes et d’erreurs.

Comment mieux faire sans se fatiguer autant ? En utilisant les bons outils et en ayant les bons réflexes. Voyons ça en image.

schéma d'illustration

Limpide, non ? Non, d’accord. Prenons les choses les unes après les autres.

Mettre le suivi du planning en pilote automatique

La base : on découpe un projet en tâches, et chaque tâche doit être réalisée par une personne qui va y passer un certain temps. Quel que soit le projet, on doit :

  • planifier la durée prévue, c’est-à-dire affecter une ou plusieurs personnes à la réalisation de la tâche à un moment donné ;
  • mesurer la durée effective pour détecter un éventuel écart avec les durées vendues (devis) et prévues (planifiées) et pouvoir ajuster les autres paramètres en fonction.

Dans la planification, on rencontre un certain nombre de défis. Laissons de côté le fait que les estimations tombent toujours à côté de la plaque. Reste en vrac : les personnes sur-sollicitées, les congés, les absences imprévues, le télétravail, et les aménagements de temps de travail.

Il nous faut bien un (voire deux) outil(s) pour gérer cela efficacement. Oui, on peut fonctionner avec des tableaux Excel pendant un temps, mais l’utilisation d’un outil approprié et capable de communiquer avec les autres outils de l’agence fera gagner du temps et de l’énergie à tout le monde.

C’est notre outil de staffing, dans lequel les chefs de projet et d’équipe peuvent définir du temps de travail prévisionnel aux membres des équipes projet. Stanley travaille sur le projet Folamour de lundi à jeudi, Steven sur le projet Jaws toute la semaine, etc.

Il doit aussi y avoir une gestion des conflits d’affectation. Quand j’ai besoin que Stanley travaille sur Folamour mais que mon collègue chef de projet a besoin de lui pour le projet Lindon, il peut poser l’affectation en conflit, et on règlera le problème en gentilhommes civilisés.

L’avantage d’un outil plutôt que d’un tableur pour ces tâches tient d’une part au confort d’utilisation (pas besoin de copier-coller des cellules, de remplir les dates à la main, de colorer les week-ends, etc.), et d’autre part à une meilleure lisibilité (mise en évidence des conflits, éventuellement sur une vue dédiée, possibilité de diviser une journée en plusieurs blocs, etc.).

Staffing

L’outil de staffing doit aussi tenir compte des congés, RTT, absences autorisées, arrêts de travail, etc. qui sont déposés par Stanley et Steven (ou renseignés pour eux dans le cas d’un arrêt de travail), pour m’empêcher de prévoir un jour de travail alors qu’ils sont en vacances.

Cet aspect peut d’ailleurs être pris en charge par un autre outil qui sera plus à même de gérer des validations de congés par les responsables si c’est le genre de chose que vous faites.

Ah et bien sûr, l’outil doit aussi mettre en évidence le télétravail et les déplacements, pour que j’évite de planifier un rendez-vous client en présentiel alors que Steven a prévu de rester en pyjama dans son canapé toute la journée et que Stanley est à l’autre bout du pays pour un client différent. Enfin, l’outil doit aussi tenir compte des aménagements particuliers comme les temps partiels.

Congés

Bien sûr, tout l’intérêt de la chose est de faire communiquer ces outils, ce qui n’est pas toujours le cas même dans des agences qui mangent de l’API au petit-déjeuner. Il faut faire les bons choix d’outils, et il faudra parfois développer de petits modules, à moins de prendre une solution clés en main.

Pourtant, l’avantage est indéniable : plus besoin de reporter les congés à deux endroits, de griser les vendredis de George à la main parce qu’il est à 80%, etc. Moins d’opérations manuelles = moins d’erreurs de traitement = moins d’erreurs de planning = plus de fiabilité vis-à-vis des clients. Youpi.

Mettre le suivi de budget en pilote automatique

En agence, le temps coûte de l’argent. Les notes de frais aussi. Ainsi que les déplacements. Et les freelances. Et les services en tous genres. Pour automatiser le suivi de budget, il faut donc récupérer toutes ces informations en entrée.


Le temps, c’est assez répandu. Une application de time tracking permet aux travailleurs d’enregistrer le temps passé chaque jour sur différentes tâches. Pour éviter que ce soit trop pénible, il faut cependant choisir une application agréable à utiliser, et idéalement la pré-remplir avec les informations que l’on connaît : jours de congés, absences, et suggestions de temps passé projets en provenance de l’outil de staffing. Cela permettra au travail de n’avoir qu’à valider les données pré-remplies la plupart du temps.

Time tracking

Pour le reste des dépenses, l’idéal est de faire communiquer l’outil de comptabilité et l’outil de suivi de budget : récupérer les montants des notes de frais, devis et factures des prestataires et des clients pour nourrir le suivi de budget de chaque projet.

Comptabilité

Alors bien sûr, ça demande de la rigueur : avoir des templates pour chaque entrée (ex : note de frais) et utiliser les mêmes noms (de projets, de personnes) qui vont permettre de tout traiter en automatique. Sinon de l’information va se perdre en route, ce qui retirerait beaucoup de l’intérêt de cette démarche.

Mais une fois que toutes les données arrivent jusqu’à l’outil de suivi de budget, on peut imaginer produire des vues différentes pour avoir de la visibilité sur les indicateurs que l’on souhaite.

Moi, j’aime bien suivre par personne et par phase (ou sprint) la différence entre le vendu (entrée : devis), le staffé (entrée : outil de staffing), et le consommé (entrée : outil de time tracking). Du coup, ça demande également de récupérer deux informations : le TJM vendu (devis) et le coût chargé (voir ci-après).

Suivi de budget

Mettre l’administratif en pilote (presque) automatique

Bon ok, c’est un peu trompeur. Mais jusqu’ici, on a déjà un outil de time tracking qui va permettre de nourrir l’outil de comptabilité pour éditer des factures au temps passé, et cet outil de comptabilité qui centralise les devis, bons de commande, et factures des clients et des prestataires. C’est pas mal. Il faudra ajouter les autres charges (matériel, locaux, etc.), et surtout : les salaires !

Et c’est là le rapport avec le coût chargé dont je vous parlais deux paragraphes plus haut, c’est magnifique. Il nous faut un outil de RH, dans lequel on va pouvoir lister toutes les personnes qui travaillent et ont travaillé à l’agence (pour l’historique), pourquoi pas avec des informations RH basiques (adresse, téléphone, contrat de mutuelle, et que sais-je encore), mais surtout des choses que l’on va pouvoir envoyer à l’outil de staffing (temps partiels) et puis le salaire et le coût chargé de chaque personne que l’on va envoyer à l’outil de suivi de budget.

RH

Pour finir de se délester d’un maximum de trucs, puisque l’outil de time tracking peut nous donner les congés, absences et leur type, le temps de travail (y compris les heures supplémentaires éventuelles), puisque l’outil de compta connaît le montant des notes de frais, et que l’outil RH connaît le salaire, on va pouvoir demander à un dernier outil de nous générer une fiche de paie, et de communiquer le montant à l’outil de compta. Yatta !

Fiches de paie

Conclusion

Je vous vois venir. Vous allez me dire qu’il y aura toujours des erreurs ou des retards de saisie, que tout ça est bien beau mais que ça ne va pas éliminer ces tâches de votre quotidien. Vous aurez raison. Mais ce n’était pas le but !

Le but, c’était de garder son énergie, son temps et sa concentration pour les tâches qui en ont vraiment besoin. Relire une fiche de paie, vérifier des notes de frais, ou analyser le suivi de budget pour comprendre où ont été faites les grosses dépenses, et si c’est cohérent, ça c’est une excellente utilisation de vos capacités.

L’agence en pilote automatique, ça ne signifie pas qu’il n’y a plus de pilote à bord. Ça signifie que le pilote utilise ses compétences pour s’assurer que tout va bien, et proposer des solutions pertinentes quand les indicateurs révèlent un problème.

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